سبناک چیست و چگونه کار می‌کند
امروزه همه ما با حجم زیادی از اسناد و اطلاعات روبه‌رو هستیم. چه در محیط کار و چه در زندگی شخصی، فایل‌های مختلفی مثل قراردادها، گزارش‌ها، دستورالعمل‌ها، فایل‌های PDF، عکس از مدارک یا حتی پیام‌های کاری در گروه‌ها ذخیره می‌شوند. وقتی به دنبال یک سند خاص هستیم، پیدا کردن آن از میان این همه فایل، کار ساده‌ای نیست و می‌تواند ساعت‌ها زمان ببرد.
اینجا است که سبناک به کمک ما می‌آید. سبناک یک سیستم هوش مصنوعی پیشرفته است که می‌تواند اسناد شما را به شکلی هوشمند دسته‌بندی، ذخیره و آماده جستجو کند. این یعنی هر زمان به یک فایل یا یک موضوع خاص نیاز داشتید، کافی است سؤال خود را از سبناک بپرسید تا در چند ثانیه بهترین پاسخ را برایتان بیاورد.
سبناک چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده توضیح دهیم، سبناک یک دستیار هوشمند است که همیشه همراه شماست. این سیستم اسناد شما را می‌گیرد، آن‌ها را پردازش می‌کند و طوری مرتب می‌کند که در زمان نیاز سریعاً بتوانید به محتوای درست برسید.
به زبان ساده، سبناک مانند یک کتابدار دیجیتال است که می‌داند هر کتاب یا سند کجاست و وقتی از او چیزی می‌پرسید، دقیقاً همان بخش را جلوی شما می‌گذارد.
سبناک چگونه کار می‌کند؟
کارکرد سبناک را می‌توان در چند مرحله ساده توضیح داد:
- جمع‌آوری اسناد: شما فایل‌های خود را در سیستم قرار می‌دهید. این فایل‌ها می‌توانند PDF، Word، Excel یا حتی عکس از اسناد کاغذی باشند.
- پردازش هوشمند: سبناک متن داخل فایل‌ها را می‌خواند. حتی اگر عکس باشد، با کمک فناوری OCR متن آن استخراج می‌شود.
- نمایه‌سازی مفهومی: سبناک فقط کلمه‌ها را نمی‌بیند، بلکه معنای پشت کلمات را هم درک می‌کند. این ویژگی باعث می‌شود نتایج جستجو دقیق‌تر باشند.
- پاسخ به پرسش‌ها: شما می‌توانید یک سؤال طبیعی بپرسید، مثل «قرارداد سال ۱۴۰۰ با شرکت الف کجاست؟» و سبناک بلافاصله نتیجه را نشان می‌دهد.
تفاوت سبناک با جستجوی معمولی
جستجو در کامپیوتر یا موبایل معمولاً بر اساس اسم فایل یا کلمات دقیق داخل آن انجام می‌شود. اگر یک کلمه را اشتباه بنویسید یا معادل دیگری استفاده کرده باشید، فایل پیدا نمی‌شود.
اما سبناک متفاوت است. این سیستم مفهوم را می‌فهمد. برای مثال اگر شما دنبال «اجاره‌نامه» باشید، حتی اگر در سند نوشته شده باشد «قرارداد اجاره»، باز هم نتیجه برایتان می‌آید. این یعنی سبناک شبیه یک انسان عمل می‌کند، نه فقط یک موتور جستجو.
چه کسانی به سبناک نیاز دارند؟
سبناک برای هر کسی که با اسناد و اطلاعات زیاد سر و کار دارد، مفید است.
- شرکت‌ها: برای مدیریت قراردادها، گزارش‌ها و مکاتبات داخلی
- بخش منابع انسانی: برای پاسخ به پرسش‌های تکراری کارمندان درباره حقوق، مرخصی یا قوانین داخلی
- وکلا و مشاوران حقوقی: برای دسترسی سریع به قراردادها و قوانین
- مراکز آموزشی و دانشگاه‌ها: برای مدیریت پایان‌نامه‌ها، مقالات و منابع درسی
- کسب‌وکارهای کوچک: برای نظم دادن به فایل‌های کاری و مالی
- افراد عادی: حتی برای مدیریت مدارک شخصی و خانوادگی مثل قبوض، گواهینامه‌ها یا اسناد ملکی
یک مثال ساده از کاربرد سبناک
فرض کنید در یک شرکت کار می‌کنید و مشتری قدیمی شما تماس گرفته و می‌خواهد نسخه قرارداد سال ۱۳۹۸ را دریافت کند. بدون سبناک، باید ساعت‌ها در پوشه‌ها و فایل‌ها بگردید. اما با سبناک فقط کافی است نام مشتری یا سال قرارداد را بپرسید. سیستم در چند ثانیه سند مورد نظر را پیدا می‌کند.
این یعنی صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا و افزایش بهره‌وری.
سبناک و امنیت اطلاعات
یکی از نگرانی‌های اصلی شرکت‌ها امنیت اسنادشان است. سبناک به گونه‌ای طراحی شده که اطلاعات شما محرمانه باقی می‌مانند. دسترسی‌ها قابل تنظیم هستند و می‌توان مشخص کرد چه کسی به چه بخشی از اسناد دسترسی داشته باشد. این ویژگی برای سازمان‌هایی که با داده‌های حساس سروکار دارند بسیار مهم است.
مزایای سبناک
- جستجوی سریع و دقیق
- پشتیبانی از زبان فارسی و انگلیسی
- امکان پردازش اسناد تصویری
- امنیت بالا و کنترل دسترسی
- کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در زمان
چرا سبناک مهم است؟
در دنیای امروز اطلاعات مثل طلا ارزشمند هستند. اما اگر نتوانید به موقع به اطلاعات درست برسید، انگار اصلاً وجود ندارند. سبناک کمک می‌کند این مشکل حل شود. شما همیشه مطمئن هستید که هر سند یا اطلاعاتی که نیاز دارید، در چند لحظه در دسترس خواهد بود.
آینده با سبناک
آینده مدیریت اطلاعات بدون شک به سمت هوشمندسازی می‌رود. دیگر کسی وقت ندارد در میان پوشه‌های پر از فایل بگردد. همه می‌خواهند در کوتاه‌ترین زمان به جواب برسند. سبناک دقیقاً برای همین ساخته شده است.
جمع‌بندی
سبناک همان HYBot است با نامی فارسی که برای همه قابل درک باشد. این سیستم یک دستیار هوش مصنوعی برای مدیریت و جستجوی اسناد است. مهم نیست شما مدیر یک شرکت بزرگ باشید یا یک فرد عادی، سبناک می‌تواند زندگی شما را ساده‌تر و کارتان را سریع‌تر کند.
برای آشنایی بیشتر و تجربه این سیستم، می‌توانید به وب‌سایت www.sabnak.com
سر بزنید.
